background image

 

                                                     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DATA  PROTECTION  AND  PRIVACY 
POLICY 
 
 
 
 
FOR 
 
 
 
 
VAYA  TECHNOLOGIES  ZIMBABWE 
(PRIVATE) LIMITED 
 

 

 
 


background image

 

                                                     

 

 

 

 

1  Introduction 

1.1  Vaya  Technologies  Zimbabwe  (Private)  Limited  acknowledges  that  information  technology 

should be at the service of every stakeholder. Information technology shall not violate human 
identity, human rights, privacy, or individual or public rights.  

1.2  Vaya  is  therefore  committed  to  protecting  your  privacy,  keeping  your  information  safe  and 

ensuring the security of your personal information. In our efforts to provide you with the most 
effective products and services, your personal information will be collected, processed lawfully, 
stored securely and not disclosed unlawfully to any third party. 

 

2  To whom does the policy apply? 

2.1  Vaya’s Data Protection and Privacy Policy applies to ‘You’, meaning: 
2.1.1  All Riders: Users who request or receive transportation services 
2.1.2  All Drivers: Users who provide transportation individually or through partner transportation 

companies 

2.1.3  All Riders and/or Drivers who are or belong to organisations. 
2.1.4  All Vaya employees and job applicants or prospective employees. 
2.1.5  All Vaya suppliers, partners, and service providers. 
 

3  Purpose of the Data Protection Policy 

3.1  We believe that you should always know the data we collect from you and how we use it, as 

well  as  maintain  adequate  control  over  both.  We  want  to  empower  you  to  make  the  best 
decisions about the information that is shared with us.  

3.2  The practices described in this policy are subject to applicable laws in the places in which we 

operate. This means that we only engage in the practices described in this policy in a particular 
country or region if permitted under the laws of those places. Please contact us if you have 
questions on our practices in your country or region. 

 

4  What information do our customers share with us? 

4.1  Vaya may collect, store and process users personal Information while providing our products, 

services and while accessing our website and mobile applications 

 


background image

 

                                                     

 

 

 

 

4.2  Personal data and information collected and held by us may include: 
4.2.1  Names of individuals  
4.2.2  Email addresses 
4.2.3  Mobile Phone numbers 
4.2.4  Vehicle certificate documents 
4.2.5  License certificate 
4.2.6  National I.D 
4.2.7  Customer financial information 
4.2.8  Driver Banking details 
4.2.9  User locations 
4.2.10  Device information 
4.2.11  Usage information 
4.2.12  Information contained in supporting documents such as proof of identity or proof of address. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

 

                                                     

 

 

 

 

How do we use the Personal Information? 

4.3  Processing of personal data means any operation or set of operations in relation to such data, 

whatever  the  mechanism  used,  especially  the  obtaining,  recording,  organisation,  retention,  
adaptation or alteration, retrieval,  consultation, use, disclosure by transmission,  dissemination  
or    otherwise    making  available,  alignment  or  a  combination  thereof,  blocking,  deletion,  or 
destruction.  

4.4  Vaya collects and uses information to enable reliable and convenient transportation, delivery 

and  other  products  and  services.  We  also  use  the  information  we  collect  for  a  variety  of 
business purposes. These include, but are not limited to: 

4.5  Verifying your identity. 
4.6  Completing transactions effectively and billing for products and services. 
4.7  Responding to your request for service or assistance. 
4.8  Performing market analysis and research as well as business and operational analysis. 
4.9  Providing, maintaining and improving our products and services. 
4.10  Anticipating and resolving issues and concerns related to our products and services. 
4.11  Promoting and marketing our products and services which may benefit you and be related to 

products and services you are currently enjoying; and 

4.12  Ensuring adherence to legal and regulatory requirements for prevention and detection of fraud 

and crime. 

4.13  Vaya may keep a log of the activities performed by you on our network and websites by using 

various  internet  techniques  such  as  web  cookies,  web  beacons,  server  log  files,  etc.  for 
analytical purposes, for analysis of the of various features in accordance with requisite legal 
requirements. This information may be used to provide you with a better experience on our 
platforms. 

4.14  At any time while you are browsing our websites or accessing our applications, if you do not 

wish to share information, you may opt out of receiving the cookies from our site by making 
appropriate changes to your browser privacy or mobile application settings. 

 

 

 

 

 

 

 

5  Principles for Processing Personal Data 

The Vaya Data Protection and Privacy Policy relies on the following principles in processing your data: 
 


background image

 

                                                     

 

 

 

 

5.1  Fairness and Lawfulness 
5.1.1  When  processing  personal  data,  the  individual  rights  of  the  data  subjects  is  protected. 

Personal data will be collected and processed in a legal and fair manner. 

5.1.2  Collected data shall be adequate, relevant, and not excessive in relation to the purposes for 

which it is obtained and its further processing. 

5.1.3  Individual data should be processed upon voluntary consent of the person concerned. 
5.2  Restriction to a specific purpose 

5.2.1 

Personal data will be processed only for the purpose that was defined before the data was 
collected. Personal data shall be obtained for specified, explicit and legitimate purposes, and 
shall not subsequently be processed in a manner that is incompatible with those purposes

 

5.3  Transparency 
5.3.1  Customers will be informed of how their data is handled. When the data is collected, they will 

be made aware of, or informed of the purpose of data processing and any third parties to 
whom the data might be transmitted. 

5.3.2  Processing of personal data is done after receiving the consent of the customer. 
5.4  Confidentiality and Data Security 
5.4.1  Personal data is subject to data secrecy. It will be treated as confidential on a personal level 

and  secured  with  suitable  organizational  and  technical  measures  to  prevent  unauthorized 
access,  illegal  processing,  or  distribution,  as  well  as  accidental  loss,  modification,  or 
destruction.   

5.5  Data retention 
5.5.1  Personal data shall be retained in a form that allows the identification of the data subjects for 

a  period  no  longer  than  is  necessary  for  the  purposes  for  which  they  are  obtained  and 
processed. When we dispose of your personal information, we use reasonable procedures to 
erase it or render it illegible /anonymized. 

5.6  Data Integrity 
5.6.1  Personal data on file must be correct, complete, and up to date. Suitable steps are taken to 

ensure that inaccurate or incomplete data is updated. 

5.7  Consent to Data Processing 
5.7.1  Individual  data  will  be  processed  upon  consent  of  the  person  concerned.  Declarations  of 

consent must be submitted voluntarily. Transmission of personal data to recipients outside 
or inside Vaya is subject to the authorization requirements for processing personal data and 
requires customer consent. 

5.8  Processing Security 
5.8.1  Personal  data  will  be  safeguarded  from  unauthorized  access  and  unlawful  processing  or 

disclosure, as well as accidental loss, modification, or destruction.  

 

 

 

 


background image

 

                                                     

 

 

 

 

6  Your Rights shall be: 

6.1  Right to be informed that we are collecting your personal data. 
6.2  Right to access personal information 
6.3  Right to correct personal information 
6.3.1  You have the right to correct information held about you to ensure it is accurate, relevant, 

complete, and not excessive. 

6.4  Right to object to use of personal information 
6.4.1  You have the right to request that we erase your personal data in certain circumstances as 

permitted  by  law.  However,  in  instances  where  the  basis  for  retaining  the  data  is  a  Legal 
Obligation, you may not be able exercise your right to request deletion. 

6.4.2  You have the right to withdraw consent object to Vaya processing your personal information, 

in  certain  circumstances  as  permitted  by  law.  However,  in  instances  where  the  basis  for 
processing is a Legal Obligation, you may not be able exercise your right to object. 

6.5  Right to opt-out of marketing messages 
6.5.1  Vaya will not issue targeted marketing to you unless you give your consent. If you no longer 

want to receive marketing messages from Vaya, you can choose to opt out at any time using 
the  means  made  available  to  you.  If  you  have  previously  opted  in  to  receive  personalised 
content based on how and where you use our services, you can also opt out at any time.  

 

7  Contact Us 

If you would like to contact us on any topics in this privacy policy, or you would want to exercise any 
of the rights mentioned above, you can email us on 

info@vayaafrica.com

 and our privacy team will 

get back to you. 

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure 
your right to access your personal data (or to exercise any of your other rights). This is a security 
measure to ensure that personal data is not disclosed to any person who has no right to receive it. 
We may also contact you to ask you for further information in relation to your request to speed up 
our response. 

We try to respond to all legitimate requests within reasonable time, in any case no later than 7 days 
from date of receipt of request. Occasionally it could take us longer if your request is particularly 
complex or you have made several requests. In this case, we will notify you and keep you updated. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

 

                                                     

 

 

 

 

8  Changes to policy 

8.1  We reserve the right to modify this Data Protection and Privacy Policy when significant changes 

are made to the Vaya applications and services  

8.2  We will post any changes to our Privacy Notice on our website: 

[www.vayaafrica.com]

 and 

applications.  

8.3  We encourage you to check frequently to see the current Data Protection and Privacy Policy to 

be informed of how Vaya is committed to protecting your information and providing you with 
improved products and services to enhance your experience.  

8.4  Any amendment or modification to this policy will take effect from the date of notification on 

the Vaya website 

 

9  Policy Effective Date 

30

th

 September 2022